Gestão do tempo na sociedade moderna. Por que as pessoas não têm tempo e como aprender a acompanhar tudo. Regras básicas para uma gestão eficaz de um recurso temporário. Gerenciamento de tempo é a capacidade de controlar a quantidade de tempo gasto em certas atividades, gerenciá-lo com sabedoria, analisar a eficácia do seu trabalho e encontrar recursos adicionais, aumentando assim a produtividade. Essas habilidades dão à pessoa a oportunidade não apenas de acompanhar as atividades planejadas, mas também de fazê-lo com eficiência e se divertir. A ciência que estuda o processo de planejamento e gerenciamento do próprio recurso de tempo ou de outra pessoa é chamada de gerenciamento do tempo.
A necessidade de gerenciamento de tempo
A questão da gestão do tempo em nível estadual surgiu e começou a ser estudada seriamente na Rússia na década de 1920. Várias teorias e métodos para aumentar a eficiência da atividade foram propostos, inclusive organizando a eficácia pessoal de cada pessoa.
Na década de 70 do século XX, surgiu a ideia de que o sistema de gestão do tempo pessoal deveria se basear no pensamento efetivo do indivíduo, que precisa ser desenvolvido. Somente em 2007, um departamento de gerenciamento de tempo apareceu em uma das universidades de Moscou. Por um lado, o tempo não é um recurso ilimitado, portanto, não é de se surpreender que muitas vezes não tenhamos esse recurso. Mas, por outro lado, para todos no dia a quantidade de tempo é a mesma. Então, por que, com o mesmo custo, alguns conseguem fazer muito mais do que outros e, com isso, obtêm um resultado superior? Não se trata do número de horas, mas da eficiência de seu uso.
Muitas pessoas se enganam ao pensar que o gerenciamento do tempo é necessário apenas para gerentes no trabalho e pessoas que patologicamente não fazem nada. Na verdade, todos devem aprender a arte de administrar seu tempo para ter sucesso não só no trabalho, mas também na vida. A tarefa do gerenciamento de tempo não é conduzi-lo a algum tipo de estrutura. Ao contrário, o planejamento permite expandir esse quadro, já que você mesmo não percebe quanto tempo, se gasto corretamente, pode ser liberado. Para dominar a ciência do gerenciamento do tempo, levará algumas semanas para alguém e meses para outros. Tudo depende de vários fatores:
- Força de vontade … Sem esse traço de caráter, em princípio, é difícil alcançar qualquer resultado. Portanto, se algo não deu certo da primeira vez, não há necessidade de desistir. Você precisa descobrir por que não deu certo e fazer de novo.
- Habilidades de planejamento anteriores … Se uma pessoa sabe como planejar algumas de suas ações, por exemplo, compras, recreação, realização de eventos, ela deve estar familiarizada com os princípios básicos de planejamento. Nesse caso, será mais fácil para ele aprender a administrar o tempo do que para quem vive de improviso a vida inteira. No entanto, nada é impossível para a segunda categoria de pessoas, apenas pode demorar um pouco mais.
- Apoio, suporte … Quantas vezes uma pessoa faz algo para a empresa: começa ou para de fumar, vai à academia, vai a algum evento. É muito importante ter o apoio dos entes queridos. Portanto, se toda a equipe ou toda a família tomarem a decisão de compreender a arte de administrar o tempo, o resultado será alcançado muito mais rápido.
Tabu ao planejar seu tempo
Antes de aprender a administrar seu tempo, você precisa analisar o que leva 24 horas. Tendo rabiscado pelo menos um de seu dia em horas e minutos, você pode ver que a maior parte do precioso recurso foi desperdiçado.
Vamos considerar os principais tabus na gestão do tempo:
- Sono prolongado … Você não pode ir a lugar nenhum - você precisa dormir para ter forças para passar efetivamente o resto do tempo. O sono saudável é de 8 horas. Mas dormir antes do almoço é uma gestão de tempo imprudente.
- Conversas telefônicas … O telefone economiza e desperdiça seu tempo. Por outro lado, as informações podem ser recebidas ou transmitidas com mais rapidez. Mas, por outro lado, a conversa fiada às vezes tira a maior parte do dia.
- Assistindo TV e jogando … Claro, você precisa descansar, e todos entenderão o significado dessa palavra à sua maneira. Mas assistir a próxima série ou um novo "atirador" não será capaz de carregar com nova força, nem ser útil.
- Maus hábitos … Pessoas com hábitos prejudiciais à saúde, como fumar, demoram muito durante o dia para fazer pausas para fumar. Parece que tomar uma xícara de café ou fumar leva 2 a 3 minutos, mas nosso dia consiste nesses minutos.
Todos podem encontrar mais alguns pontos em sua rotina, onde passam seu tempo, e tentar retirá-los de suas vidas, ou pelo menos reduzi-los. Quanto mais cedo uma pessoa entende isso, mais cedo ela aprende a valorizar e gastar seu tempo com sabedoria.
Adendo! Não há necessidade de lamentar o tempo que passou. Este é um exercício completamente inútil, pois não vai voltar. É melhor aprender a partir de agora a não permitir seu desperdício inútil.
Características da gestão do tempo de ensino
Existem várias técnicas que ensinam os conceitos básicos de gerenciamento de tempo. Muitas informações temáticas sobre este assunto podem ser encontradas na Internet. Mas é melhor quando um profissional compartilha os segredos com você. O aumento da demanda pelo estudo desta questão cria uma oferta. E hoje em nosso país a literatura é impressa em grande quantidade e são realizados diversos treinamentos sobre gerenciamento de tempo.
O treinamento é um dos métodos de ensino que permite adquirir os conhecimentos, habilidades e habilidades necessárias por meio do treinamento prático direto. Sua grande vantagem é que o aluno não apenas percebe qualquer informação declarada, mas pode aplicar imediatamente o conhecimento adquirido na prática. Há comunicação ao vivo com o treinador e com um grupo de pessoas que pensam da mesma forma.
Apesar de os princípios básicos da gestão do tempo serem os mesmos, os treinamentos podem ser estruturados de diferentes maneiras. Cada treinador determina por si mesmo como será mais fácil para ele transmitir sua experiência ao público treinado. As aulas de gerenciamento de tempo oferecem uma série de regras ou atividades que devem ser seguidas para ajudar a desenvolver a capacidade de gerenciar o tempo.
Mas é preciso entender que a viagem para o treinamento em si, mesmo que seja conduzida por um especialista altamente qualificado, sem esforços de sua parte será inútil. Planejar, dividir planos em importantes e não tão importantes, urgentes e atrasados - tudo isso terá que ser feito por você mesmo.
Outra forma mais acessível de obter informações sobre como gerenciar a vida e o tempo é a literatura especializada. Muitos livros foram escritos sobre este tópico por autores estrangeiros e nacionais. Muitos deles são treinadores líderes, então você pode se familiarizar com o material antes de participar do treinamento relevante. A vantagem do livro sobre a sessão de treinamento é o preço mais baixo, a capacidade de lê-lo em um momento conveniente e relê-lo, fazer anotações.
Os livros populares de 2016 que mostram como gerenciar o tempo de maneira eficaz são:
- “Concentração máxima”. Escrito por Lucy Joe Palladino;
- "Uma maneira fácil de parar de procrastinar." Escrito por Neil Fiore;
- "Musa e a Besta". Escrito por Yana Frank;
- "Essentialism". Escrito por Greg McKeon;
- "Como colocar as coisas em ordem." Escrito por David Allen;
- Time Drive. Autor Gleb Arkhangelsky;
- “365 dias de uma pessoa criativa. Diário ". Escrito por Yana Frank;
- "Bom ano. Comerciante semanal ". Postado por Igor Mann;
- “Como trabalhar 4 horas por semana”. Escrito por Tim Ferris;
- "A arte de manter o ritmo". Escrito por Alan Lacaine.
Regras básicas para uma gestão eficaz do tempo
Se uma pessoa deu o primeiro passo, viu o problema do planejamento inadequado de seu tempo e quer resolvê-lo em um futuro próximo, então é necessário compreender alguns segredos da administração do tempo. As diretrizes a seguir o orientarão sobre como administrar seu tempo de maneira adequada.
Eliminação de "casos-parasitas"
O desafio é analisar o seu dia, programando-o com o máximo de detalhes possível. É necessário escrever não apenas as ações úteis que foram realizadas. Isso também deve incluir relaxamento, comunicação e outras atividades. Agora você precisa marcar os pontos que podem economizar tempo sem nenhum dano. São "casos de parasitas" que roubam minutos preciosos. Para excluir todas as atividades inúteis, você precisa analisar mais de um dos seus dias, mas o resultado não demorará a chegar. Passar uma semana em sua lista de tarefas pode economizar muito mais tempo no futuro, eliminando coisas desnecessárias de sua programação.
Agendar uma programação
Ao eliminar "casos de parasitas" de sua programação, você pode iniciar um planejamento de tempo racional. Pessoas de sucesso estão constantemente planejando seu tempo, aumentando assim a produtividade de suas atividades.
O planejamento não deve ser feito em sua cabeça, mas no papel. Não importa se é um diário com capa de couro ou um simples pedaço de papel. É necessário escrever os casos em ordem de importância. Se uma nova tarefa surgir durante o dia, ela também deve ser escrita em seu plano, levando em consideração a prioridade em relação ao planejado anteriormente. Os casos concluídos devem ser excluídos da lista. Dá força e estimula a atividade frutífera.
O planejamento deve ser de mais para menos. De planos para o ano, passe suavemente para planos para todos os dias. Prazos específicos devem ser definidos para cada tarefa.
Em treinamentos de gerenciamento de tempo, os treinadores costumam recomendar o desenho de uma árvore como a personificação do grande objetivo principal. Os galhos que dela se estendem são pequenas tarefas que precisam ser resolvidas no caminho para alcançá-la. Cada ramo pode ramificar muitas vezes até que as tarefas sejam divididas em tarefas pequenas, claras e compreensíveis. É claro que desenhar árvores ao planejar todos os dias não é necessário, mas vale a pena visualizar seu plano. Existe uma regra 10/90 na gestão do tempo. Ele é formulado da seguinte maneira: 10% do tempo que você gasta agendando uma tarefa economizará 90% do tempo necessário para concluí-la.
Construindo força de vontade
Não é suficiente aprender a planejar adequadamente o seu tempo. É necessário seguir o plano traçado. Mas muitas vezes acontece que de manhã você se levanta com dor de cabeça e não quer fazer exercícios; voltava do trabalho cansado e não ia aos cursos; seu filme favorito está na TV e você reagendou o compromisso. Organizar o seu dia começa com a organização de si mesmo. Se no início é difícil sacrificar assistindo seu programa favorito, você pode assisti-lo colocando a TV na cozinha e preparando o jantar neste momento. Se você não quiser fazer a corrida planejada pela manhã sob uma chuva forte, pode levar seu reprodutor de música e seu humor vai melhorar. Não há necessidade de abandonar os casos planejados, vale a pena buscar um compromisso e cumpri-los com prazer.
Priorização
O mais difícil na arte de administrar o tempo é priorizar corretamente, destacando o objetivo principal e o secundário. Isso permite que você organize corretamente as tarefas na lista.
Tendo identificado as tarefas principais, é necessário analisar quais consequências ocorrerão se forem concluídas ou não a tempo. Se você destacar corretamente o principal, verá que a violação dos prazos de execução da tarefa principal terá graves consequências.
As coisas mais importantes e difíceis são feitas melhor de manhã. Durante essas horas, o cérebro está descansado, a consciência está clara, a atenção está ao máximo concentrada. Existem situações em que menos tempo é planejado para concluir uma tarefa do que realmente é gasto por motivos além do controle de uma pessoa. Portanto, se você planeja coisas importantes para a tarde, elas podem não ser feitas a tempo, o que resultará em graves consequências.
Todos os casos podem ser condicionalmente divididos em quatro grupos: urgentes e importantes; importante, mas não urgente; urgente, mas não importante; não urgente e não muito importante. Recomenda-se registrar as coisas em seu diário na seguinte ordem:
- importante e urgente;
- urgente, mas menos importante;
- importante, mas não urgente;
- de outros.
De acordo com uma das regras de gerenciamento de tempo (regra de Pareto 20/80), a priorização correta pode economizar até 80% dos recursos. Está formulado da seguinte forma: 20% das atividades despendidas nas tarefas principais, trazem 80% da eficácia; por sua vez, 80% da atividade gasta na execução de tarefas insignificantes trará apenas 20% do resultado. Isso sugere novamente que é necessário ser capaz de destacar o importante e descartar o desnecessário.
Determinação dos termos de trabalho
Para desenvolver a capacidade de gerenciar o tempo, você precisa definir prazos claros para cada tarefa. Caso contrário, pode ser adiado indefinidamente. Tendo um prazo específico para completar uma tarefa, a pessoa se esforça para chegar a tempo. Isso é evidenciado pelo aumento da produtividade dos alunos um dia antes da sessão, este exemplo é frequentemente dado durante as sessões de treinamento. Às vezes, é útil definir esses prazos por conta própria para se concentrar o máximo possível na conclusão da tarefa, para mobilizar todo o seu potencial. Não abuse dos experimentos com prazos. Isso pode levar a esforço excessivo, perda de força e outras consequências negativas. Por sua vez, fazer o trabalho à medida que ele chega ajudará a economizar não apenas tempo, mas também energia. Se todas as pequenas dificuldades que surgem no caminho para o objetivo principal forem resolvidas à medida que surgem, não haverá tempo para se transformar em uma bola de neve de problemas insolúveis. Se todas as tarefas foram concluídas, mas a força e o tempo permitem que você dê conta da tarefa adicional, não há necessidade de adiá-la. Tendo completado a tarefa hoje, marcada para amanhã, a pessoa terá a certeza de que terá tempo para realizar todas as atividades planejadas para o dia seguinte. Você não deve adiar a conclusão de casos iniciados hoje e não concluídos dentro do prazo definido para você. Qualquer tarefa é resolvida mais rápido, desde que você esteja focado nela. Ao adiar a conclusão do trabalho para amanhã, a pessoa se força a reajustar e focar nele, e isso consome tempo.
Delegação e automação
Não há necessidade de ter medo de ajuda. Além disso, se houver uma oportunidade de confiar a execução de qualquer tarefa a outra pessoa, ela deve ser usada. Nem sempre um bom resultado pode ser alcançado apenas por você. É mais lucrativo gastar tempo ensinando uma determinada tarefa a outra pessoa uma vez do que fazê-la constantemente você mesmo. Principalmente se não estiver na categoria dos principais. Assim, o tempo liberado pode ser gasto em tarefas mais importantes.
A automação de certos processos desempenha um papel igualmente importante no processo de gerenciamento de tempo eficaz: classificação automática de notificações por e-mail, pagamentos regulares automáticos e assim por diante. Tudo o que pode funcionar sem a sua participação economiza tempo adicional.
Descanso completo
Você precisa planejar não apenas seu horário de trabalho, mas também seu descanso. Além disso, muitos especialistas recomendam começar a partir deste ponto para começar a preencher sua agenda. Sem o descanso adequado, uma pessoa não pode trabalhar produtivamente, então esse componente do sucesso não deve ser esquecido.
Algumas pessoas, no esforço de chegar a tempo o máximo possível, negam deliberadamente a si mesmas todos os prazeres, tentando gastar cada minuto em negócios. Como resultado, a produtividade cai porque uma pessoa cansada não consegue se concentrar e tomar decisões rápidas e sábias.
O descanso deve ser completo. Ao passar tempo com a família ou amigos, você precisa desfrutar da comunicação e não pensar em novos esquemas de negócios ou um plano para se encontrar com um parceiro em sua cabeça. E isso não vai ajudar a causa e vai provocar descontentamento nas pessoas próximas. Como gerenciar o tempo - assista ao vídeo:
A capacidade de administrar seu tempo permite que uma pessoa seja bem-sucedida e feliz. Portanto, não será supérfluo compreender essa arte não só para a cabeça, mas também para a dona de casa. Em diferentes fontes, você pode contar um número diferente de métodos, técnicas e regras para o gerenciamento eficaz do tempo, mas todos eles se resumem aos mesmos princípios: planejamento competente e priorização. Tendo dominado os fundamentos desta ciência, todos serão capazes de formular suas próprias regras sobre como administrar a vida e o tempo.
